Aigol TMS User Guide [EN]

Below are the instructions for ordering and tracking shipments using Aigol’s TMS system via the web interface.

Support: info@aigol.eu

Contacts:
eero.valovirta@aigol.eu 📞 +358 40 574 1358
tapio.teppo@aigol.eu 📞 +358 40 737 1471

Aigol TMS Käyttöohje [FI]

Alla ohjeet kuljetusten tilaamiseen ja seurantaan Aigolin TMS järjestelmän web-käyttöliittymän avulla.

Käyttötuki: info@aigol.eu

Yhteyshenkilöt:
eero.valovirta@aigol.eu 📞 +358 40 574 1358
tapio.teppo@aigol.eu 📞 +358 40 737 1471

Content

  1. Login to the Service

  2. Shipment Monitor

    • 2.1. Menu

    • 2.2. Booked Shipments

    • 2.3. Invoiced Shipments

    • 2.4. Data Explorer

    • 2.5. Dashboard

3. Creating a New Shipment (Create button)

  • 3.1. Sender and Recipient

  • 3.2. Goods and Additional Services

  • 3.3. Instructions, Pickup & Delivery Times, and Print Settings

  • 3.4. Customs Information and File Attachments

  • 3.5. Payer and Transportation Services with Price Information

4. Summary Page Before Sending

5. Detailed Shipment View

6. Settings

  • General Settings

  • Address Book

  • API Keys

  • Users

  • Roles

  • Integrations

  • Printers

  • Webhooks

Sisällysluettelo

  1. Kirjautuminen palveluun

  2. Shipment Monitor

    • 2.1. Menu

    • 2.2. Booked shipments

    • 2.3. Invoiced shipments

    • 2.4. Data Explorer

    • 2.5. Dashboard

  3. Uuden lähetyksen luominen (Create-painike)

    • 3.1. Lähettäjä ja vastaanottaja

    • 3.2. Tavarat ja lisäpalvelut

    • 3.3. Ohjeet, nouto- ja toimitusajat sekä tulostusasetukset

    • 3.4 Tullaustiedot ja liitetiedostojen liittäminen

    • 3.5. Rahdin maksaja ja kuljetuspalvelut hintatietoineen

  4. Yhteenveto ennen lähetystä

  5. Lähetysten tarkemmat tiedot

  6. Asetukset

    • General – Yleiset asetukset

    • Address book – Osoitekirja

    • API keys

    • Users – Käyttäjät

    • Roles – Roolit

    • Integrations - Integraatiot

    • Printers - Tulostimet

    • Webhooks

1. click Login button at aigol.eu home page

1. click Login button at aigol.eu home page

2. Sign in with your username and password

2. Sign in with your username and password

3. Check your email to get login pin code

3. Check your email to get login pin code

2. Shipment Monitor

2.1 Menu

The menu bar is located on the left side of the screen, and its contents depend on the scope of your Aigol subscription:

  • Booked shipments – created transport orders, with the option to create new ones

  • Invoiced shipments – statistics based on transport invoices

  • Data explorer – reporting tool for invoice statistics

  • Dashboard – predefined KPI view

2. Shipment Monitor

2.1 Menu

Menupalkki sijaitsee ruudun vasemmassa reunassa ja sisältö riippuu Aigol-tilauksen laajuudesta:

  • Booked shipments – tehdyt kuljetustilaukset, mahdollisuus luoda uusia tilauksia

  • Invoiced shipments – kuljetuslaskujen statistiikka

  • Data explorer – raportointityökalu laskutusstatistiikkaan

  • Dashboard – ennalta määritelty KPI-näkymä

2.2 Booked shipments

  • You will see a list of all created transport orders.

  • Search options: e.g., by shipment number

  • Filters: date, carrier, etc.

  • Column management: via the Select Columns button

Visible fields:

  • Shipment number – the shipment identifier

  • Status – Booked, Pending, Error, etc.

  • Collection / Delivery – sender and recipient

  • Goods – quantity, weight, and volume of the shipment

  • Service – selected transport service

  • Payer – freight payer

  • Price – contract price and the cheapest available option

  • Tracking link – link to the carrier’s tracking page

Actions:

  • Download reports in CSV format (Shipment CSV, Package CSV)

  • Open detailed shipment information by clicking a row (Detail view)

  • Create a new shipment using the Create button

2.2 Booked shipments

  • Näet listan kaikista tehdyistä kuljetustilauksista

  • Hakutoiminnot: esim. lähetyksen numerolla

  • Rajaus: päivämäärä, kuljetusliike jne.

  • Sarakkeiden hallinta: Select Columns -painikkeella

Näkyvät kentät:

  • Shipment number – lähetyksen numero

  • Status – Booked, Pending, Error jne.

  • Collection / Delivery – lähettäjä ja vastaanottaja

  • Goods – lähetyksen määrä, paino, tilavuus

  • Service – tilattu kuljetuspalvelu

  • Payer – rahdin maksaja

  • Price – sopimushinta ja edullisin vaihtoehto

  • Tracking link – linkki kuljetusliikkeen lähetysseurantaan

Toiminnot:

  • Lataa raportit CSV-muodossa (Shipment CSV, Package CSV)

  • Avaa lähetyksen tarkemmat tiedot klikkaamalla riviä (Detail view)

  • Luo uusi lähetys Create-painikkeella

2.3 Invoiced Shipments

  • View of invoiced transport events

  • Includes options to search, filter, and download the data in Excel / CSV format.

2.3 Invoiced Shipments

  • Laskutettujen kuljetustapahtumien näkymä

  • Mahdollisuus hakea, suodattaa ja ladata tiedot Excel / CSV-muodossa

2.4 Data Explorer

  • A reporting tool for analyzing invoiced transport events

  • Allows you to generate graphs and filter data using various criteria.

2.4 Data Explorer

  • Raportointityökalu laskutettujen kuljetustapahtumien analysointiin

  • Mahdollisuus muodostaa graafeja ja suodattaa dataa eri kriteerein

2.5 Dashboard

The menu bar is located on the left side of the screen, and its contents depend on the scope of your Aigol subscription:

  • Booked shipments – created transport orders, with the option to create new ones

  • Invoiced shipments – statistics based on transport invoices

  • Data explorer – reporting tool for billing and shipment statistics

  • Dashboard – predefined KPI view

2.5 Dashboard

Menupalkki sijaitsee ruudun vasemmassa reunassa ja sisältö riippuu Aigol-tilauksen laajuudesta:

  • Booked shipments – tehdyt kuljetustilaukset, mahdollisuus luoda uusia tilauksia

  • Invoiced shipments – kuljetuslaskujen statistiikka

  • Data explorer – raportointityökalu laskutusstatistiikkaan

  • Dashboard – ennalta määritelty KPI-näkymä

3. Create new shipment

3.1 Sender and receiver

  • Select the recipient: company or private individual.

  • Enter the name, address, postal code, country, and contact details.

  • Phone number format: +xxxxxxxxxxx (no spaces, dashes, or parentheses).

  • You can save the address to your address book (Save as new).

  • The details can also be retrieved from the address book or from a saved template (a shipment template with prefilled information).

    • You can save filled form as Template by clicking the Save as Template bottom of the page

    • Templates can be seen and deleted in Settings - Templates

3. Uuden lähetyksen luominen - Create painike

3.1 Lähettäjä ja vastaanottaja

  • Valitse vastaanottaja: yritys vai yksityishenkilö

  • Syötä nimi, osoite, postinumero, maa ja yhteystiedot

  • Puhelinnumero muodossa: +xxxxxxxxxxx (ei välilyöntejä, viivoja, sulkuja)

  • Voit tallentaa osoitteen osoitekirjaan (Save as new)

  • Tiedot voi hakea myös osoitekirjasta tai tallennetusta templatesta (lähetyksen mallipohja, jossa lomakkeen tiedot esitäytettynä)

    • Täytetyn lomakkeen voi tallentaa templateksi sivun alalaidassa olevasta Save as Template -painikkeesta

    • Templatet voi nähdä ja poistaa Settings asetuksissa kohdassa Templates

2.5 Goods to be sent and additional services

  • Enter the package details: quantity, weight, dimensions, description, and stackability (Stackable).

  • The quantity field makes it easy to add multiple identical packages.

  • Add dangerous goods information if needed

    Additional services:

  • Tail lift

  • Fixed delivery

  • Dangerous goods / Limited quantity

  • Long shipment

  • Bulky shipment

  • Fragile

  • Pre-advice (call before delivery)

  • Carry-in

  • B2C delivery

  • Hiab pickup

  • Hiab delivery

  • etc.

2.5 Lähetettävät kollit ja lisäpalvelut

  • Syötä kollien tiedot: määrä, paino, mitat, kuvaus, päällelastattavuus (Stackable)

  • Quantity-kenttä helpottaa identtisten kollien lisäämistä

  • Lisää tarvittaessa vaarallisten aineiden tiedot

Lisäpalvelut:

  • Perälautapurku (Tail lift)

  • Aikataulutettu jakelu (Fixed delivery)

  • Vaaralliset aineet (Dangerous goods, Limited quantity)

  • Pitkä tavara (Long shipment)

  • Ylisuuri lähetys (Bulky shipment)

  • Herkästi rikkoutuva (Fragile)

  • Soitto ennen toimitusta (Pre-advice)

  • Sisäänkanto (Carry-in)

  • Kuluttajatoimitus (B2C)

  • Hiab nouto (Hiab pickup)

  • Hiab jakelu (Hiab delivery)

  • jne

3.3 Delivery instructions, Pickup & Delivery Times, and Print Settings

  • Add transport instructions in the Instructions field

  • Enter the desired pickup and delivery times (Pickup time, Delivery time)

  • If you select a fixed delivery time, remember to also add the Fixed delivery additional service

  • Choose the print settings

3.3 Kuljetusohjeet, nouto- ja toimitusajat sekä tulostusasetukset

  • Lisää kuljetusohjeet kohtaan Instructions

  • Syötä haluttu nouto- ja toimitusaika (Pickup time, Delivery time)

  • Jos valitset aikataulutetun jakelun, muista lisätä myös lisäpalvelu Fixed delivery

  • Valitse tulostusasetukset

3.4 Customs and Adding Attachments

  • Enter the customs payer, the payer’s contract number, and the EORI code

  • Add any other information required by the carrier

  • Upload the attachment files (PDF)

3.4 Tullaus ja liitteiden lisääminen

  • Syätä tullauksen maksaja, tullauksen maksajan sopimusnumero ja EORI koodi

  • Lisää muu tarvittava tieto kuljetusliikkeelle

  • Lisää liitetiedostot (PDF)

3.5 Freight Payer and Transport Services with Pricing Information

Set the Payer:

  • Your company – the sender pays (prices are shown)

  • Receiver – the recipient pays (prices are not shown)

  • Third Party – a third party pays

  • Define whether the shipment is outgoing or incoming (Outbound / Inbound)

Transport option statuses:

  • valid – option available

  • invalid – not available with the given details

  • incomplete – required information is missing

  • Click Fetch prices to retrieve your contract rates

  • Select the desired transport service and contract number

  • Continue to the summary view using the Next button

3.4 Rahdin maksaja ja kuljetuspalvelut hintatietoineen

Määritä maksaja (Payer):

  • Oma yrityksesi – tilauksen tekijä maksaa (näytetään hinnat)

  • Receiver – vastaanottaja maksaa (hintoja ei näytetä)

  • Third Party – kolmas osapuoli maksaa

  • Määritä onko tilaus lähtevä vai saapuva (Outbound / Inbound):

    Kuljetusvaihtoehtojen statukset:

    • valid – vaihtoehto mahdollinen

    • invalid – ei mahdollinen annetuilla tiedoilla

    • incomplete – tietoja puuttuu

  • Klikkaa Fetch prices hakeaksesi sopimushinnat

  • Valitse haluttu kuljetuspalvelu ja sopimusnumero

  • Jatka Next-painikkeella yhteenvetonäkymään

4. Summary page prior to booking

  • You will see a summary of the sender, recipient, package details, dimensions, and weights

  • The selected transport service, contract price, and alternative prices are also displayed

  • If needed, you can go back and correct the information

  • Press Submit to send the order and receive the labels, waybill, and other documents

4. Summary sivu ennen lähetystä

  • Näet yhteenvedon lähettäjästä, vastaanottajasta, kollitiedoista, mitoista ja painoista

  • Näkyvissä myös valittu kuljetuspalvelu, sopimushinta ja vaihtoehtoiset hinnat

  • Tarvittaessa voit palata taaksepäin korjaamaan tietoja

  • Paina Submit lähettääksesi tilauksen ja saadaksesi osoitetarrat, rahtikirjan ja muut asiakirjat

5. Shipment details page

By clicking an individual shipment in the Shipment Monitor (section 2.2), a detailed view opens:

  • General info – service, timestamps, status

  • Sender / Receiver – sender and recipient details

  • Payer info – freight payer information

  • Prices – prices for different transport options

  • Packages – dimensions and weights

  • PDFs – downloadable labels, waybills, and documents

👉 The Track shipment button opens the carrier's tracking link.
👉 You can create a copy by selecting New shipment from this.

👉 You can send documents (address labels, waybills etc) by selecting the documents and clicking Share selected and typing the receiver email address

5. Lähetysten tarkemmat tiedot

Klikkaamalla yksittäistä lähetystä Shipmen Monitorissa (kohta 2.2) avautuu tarkempi näkymä:

  • General info – palvelu, aikaleimat, status

  • Sender / Receiver – lähettäjän ja vastaanottajan tiedot

  • Payer info – rahdin maksajan tiedot

  • Prices – hinnat eri kuljetusvaihtoehdoille

  • Packages – mitat ja painot

  • PDFs – osoitetarrat, rahtikirjat ja asiakirjat ladattavissa

👉 Track shipment -painikkeella avautuu kuljetusliikkeen seurantalinkki
👉 Voit luoda kopion valitsemalla New shipment from this

👉 Voit lähettää dokumentit valitsemalla ne ja painamalla Share selected painiketta ja antamalla vastaanottajan sähköpostiosoitteen

6. Settings

Open Settings by clicking the icon in the bottom-left corner of the Aigol interface.

General Settings

  • Select your preferred date and time formats (Display Unit Preferences).

  • Set a default address and contact information for new shipments if desired (Default address preferences).

  • Configure default printers and auto-printing (e.g., for labels).

  • Set the two-factor authentication method (email or authenticator app).

Address Book

  • View your saved addresses and quick-search entries

Actions:

  • Save new address – add a new entry

  • Edit – modify

  • Delete – remove

Templates

  • View and delete your saved shipment templates (sender, recipient, freight amount, printers, etc.)

  • New templates can be saved during the shipment creation process (Create shipment)

API Keys

  • View the API keys currently used by the service.

Users

  • Manage user accounts and their roles.

  • Use the Create button to add a new user.

Roles

  • Create roles and define permissions.

  • Use the Create button to add a new role.

Integrations

  • See which carriers are connected via API or email orders.

  • The email order address can be changed if needed.

    • The email can be routed to a desired address depending on the origin country, destination country, and the shipment’s weight. For example, orders related to imports from Sweden can be routed to a different email address than imports from Estonia.

Printers

  • View printer status.

  • Create new printers and link them to auto-printing.

Webhooks

  • View the data retrieval statuses between carriers and customer systems.

6. Asetukset

Avaa Settings napsauttamalla Aigol sivuston vasemmasta alakulmasta

General – Yleiset asetukset

  • Valitse haluamasi aikamuodot (Display Unit Preferences)

  • Määritä halutessasi oletusosoite ja yhteystiedot uusille tilauksille (Default address preferences)

  • Aseta tulostinten oletusosoitteet ja automaattitulostus esimerkiksi kollitarroille

  • Määritä kaksivaiheisen tunnistautumisen metodi (email tai authenticator sovellus)

Address book – Osoitekirja

  • Näet tallennetut osoitteet ja pikahakutiedot

    Toiminnot:

  • Save new address – lisää uusi

  • Edit – muokkaa

  • Delete – poista

Templates

  • Näet ja voit poistaa esitallennetut lähetysasetukset (lähettäjä, vastaanottaja, rahdin määrä, tulostimet jne)

  • Uuden templaten voi tallentaan lähetyksen luontivaiheessa (Create shipment)

API keys

  • Palvelun käytössä olevat API-avaimet

Users – Käyttäjät

  • Käyttäjätilit ja niiden roolit

  • Create-painikkeella luodaan uusi käyttäjä

Roles – Roolit

  • Luo rooleja ja määritä oikeudet

  • Create-painikkeella lisätään uusi rooli

Integraations – Integraatiot

  • Näet mitkä kuljetusliikkeet on kytketty API:n kautta tai email tilauksella

  • Email -tilausosoitteen voi vaihtaa tarvittaessa

    • Sähköpostin voi ohjata haluttuun sähköpostiosoitteeseen riippuen lähtömaasta, määräpäämaasta sekä lähetyksen painosta. Esimerkiksi tilaukset voidaan Ruotsiin liittyvissä tuontikuljetuksissa ohjata eri sähköpostisosoitteeseen kuin tuonnit Virosta.

Printers – Tulostimet

  • Näet tulostinten tilan

  • Voit luoda uusia tulostimia liittää ne automaattitulostukseen

Webhooks

  • Tiedon noutamisen statukset kuljetusliikkeiden ja käyttäjien järjestelmien välillä